Filformater og filnavn: slik rydder du før høstens leveranser

Når høsten tar fart, kommer det flere intervjuer, webinarer og opplæringsvideoer som skal ha tekst. Da er det fristende å bruke all tid på selve teksten og la eksporten bli en hastesak til slutt. Min erfaring som instruktør er at mange feil oppstår akkurat der: en fil i feil format, en tekstfil med skjeve tegn eller en leveranse som ingen finner igjen uken etter.

Levering handler om at mottakeren kan bruke filen uten å spørre deg om noe. Det betyr riktig format, riktig tegnkoding, et navn som sier hva filen er, og en mappe som er ryddig nok til at en kollega forstår den. I denne siste delen om filer og formater går jeg gjennom rutinene jeg anbefaler å ha på plass før de travleste månedene.

Undertekster leveres vanligvis som tekstfiler med tidskoder, der SRT er det enkleste og mest utbredte. Noen videospillere og redigeringsprogrammer ber om andre formater, og da er det mottakerens ønske som gjelder. Spør derfor om format før du begynner, ikke etter at filen er ferdig. Det sparer deg for en ekstra runde.

Transkripsjoner er en annen sak. Skal teksten leses av mennesker, passer et vanlig dokumentformat med talerangivelser og avsnitt best. Skal den brukes som søkbar tekst eller importeres i et system, kan ren tekst være tryggere. Eksporter gjerne begge versjonene hvis du er usikker, og merk dem tydelig slik at ingen forveksler dem.

• Undertekster: SRT som standard, andre formater etter avtale
• Lesetekst: dokumentfil med talerangivelser
• Maskinlesbar tekst: ren tekstfil i UTF-8

Norske tegn er den vanligste feilkilden ved eksport. En fil som ser riktig ut hos deg, kan vise rare tegn hos mottakeren hvis kodingen er feil. Bruk UTF-8 som utgangspunkt, og åpne den eksporterte filen i et enkelt tekstprogram for å se at æ, ø og å står som de skal.

Kontroller også at linjeskift og tidskoder ikke har blitt endret under eksporten. Noen program legger inn ekstra mellomrom eller bytter ut tegn uten at du ser det i selve redigeringsvinduet. Den lille kontrollen tar et minutt og fanger opp feil som ellers først oppdages av kunden. Gjør det til en fast vane for hver eneste fil, uansett hvor hastig leveringen er.

Et godt filnavn sier hva det er uten at man må åpne det. Jeg bruker et fast mønster: prosjektnavn, innhold, språk og versjon, adskilt med understrek, uten mellomrom og uten spesialtegn. Da sorterer filene seg riktig i mappen, og det er lett å se hvilken som er nyest.

Unngå navn som «ferdig», «endelig» eller «ny2». De virker greie den dagen du lager dem, men blir forvirrende når det finnes tre filer med samme beskrivelse. Bruk versjonsnummer, og la eldre versjoner ligge i en egen undermappe i stedet for å slette dem. Hvis det oppstår spørsmål etter levering, kan du da raskt vise hva som ble sendt og når.

• Mønster: prosjekt_innhold_språk_versjon
• Ingen mellomrom, ingen æ, ø eller å i selve filnavnet
• Eldre versjoner i egen mappe

Før filene forlater deg, gå gjennom en kort sjekkliste. Er filen i formatet som ble avtalt? Starter første undertekst på riktig sted? Stemmer navnet med mønsteret? Åpnes filen uten feil i et annet program enn det du jobbet i? Spill gjerne av videoen med undertekstene påslått i noen minutter, bare for å se at alt henger sammen.

Skriv også en kort følgemelding som sier hva som er vedlagt, hvilke formater det er, og om noe krever oppmerksomhet, for eksempel et fagord du er usikker på. En slik melding gjør at mottakeren vet hva de har fått, og gir et naturlig sted å svare dersom noe skal rettes. Det er en liten innsats som virker profesjonell uten å være omstendelig.

Sett opp en mal for leveringsmappen nå, mens det ennå er rolig. En mappe med faste undermapper for undertekster, transkripsjoner og eldre versjoner gjør at du slipper å tenke på struktur når fristene nærmer seg. Lag også en kort tekstfil med formatvalgene du pleier å bruke, så du har dem for hånden.

Be dessuten kunden om krav til format og navn allerede i første kontakt, og skriv det ned. Mange leveringsproblemer skyldes ikke dårlig arbeid, men misforståelser som kunne vært avklart på to linjer. Med en fast mal, en sjekkliste og en tydelig følgemelding blir levering en rolig avslutning på arbeidet i stedet for en kilde til stress.

• Lag en mappemal før travelheten starter
• Avklar format og navn i første kontakt
• Bruk samme sjekkliste hver gang